SOLICITARE DE OFERTA PENTRU ACHIZIŢIA DE SERVICII ORGANIZARE EVENIMENTE – Staff Training 26-28 Iunie

ACHIZITOR

1. TERMENE, PROCEDURĂ, CRITERIU

Termen limită de transmitere a ofertelor (data şi ora):              21.06.2024 / ora 14⁰⁰

Adresa unde se primesc ofertele/se cer clarificările – pe e-mail la adresele:

silviu-nicolae_georgescu@wvi.org

Programul de lucru al achizitorului: de luni până joi între orele 8.30 – 17.00; vineri între 8.30 – 14.30.

Criteriul de atribuire: achizitorul compară ofertele primite prin raportarea lor la toate cerințele şi alege oferta care îndeplineşte cerinţele tehnice şi prezintă avantaje faţă de acestea, la un raport calitate/preţ competitiv. Pornind de la cerințele solicitate, pentru a asigura o justificare corespunzătoare în alegere ofertei pentru contractare, se vor analiza avantajele și dezavantajele ofertelor primite în raport cu fiecare specificație în parte/celelalte oferte, respectiv vom analiza modalitatea în care avantajul din ofertă contribuie la realizarea proiectului.

Valoarea maxima estimata: 26980 euro, TVA inclus. Aceasta include toate  cele solicitate de mai jos.

• PREZENTAREA OFERTEI

Limba de prezentare a ofertei: limba română.

Perioada de valabilitate a ofertei: 15 de zile începând cu 21.06.2024

În cazul semnării contractului în acest interval, oferta rămâne valabilă pe toată durata contractului.

Ofertantul are obligaţia de a elabora oferta, astfel încât să corespundă tuturor specificaţiilor tehnice și procedurale în conformitate cu prevederile din prezenta documentație. In caz contrar oferta va fi considerata neconformă.

Oferta va cuprinde:

1. Oferta financiară – ofertantul va elabora oferta financiară conform ANEXA 1 –, astfel încât aceasta să furnizeze toate informaţiile solicitate cu privire la preţ. Preţul va fi exprimat în LEI cu și fără TVA.

Propunerea financiară va cuprinde în mod obligatoriu urmatoarele:

– formularul de ofertă (ANEXA 1);

– centralizatorul de preţuri ( respectiv Anexa 2)

Preţul cuprins în formularul de ofertă va fi preţul ofertat pentru cantitatea maximă solicitată în caietul de sarcini pentru întreg contractul de prestari servicii.

Clasamentul ofertelor se va realiza avându-se în vedere prețul oferit pentru cantitatea maximă.

Oferta financiara se va face cu TVA evidenţiat distinct.

2. Oferta tehnică – ofertantul va elabora oferta tehnică astfel încât aceasta să respecte în totalitate specificaţiile tehnice minimale solicitate în prezenta documentație.

3. La oferta se vor atasa obligatoriu urmatoarele documente:

 – certificat de inregistrare a firmei;

–  codul de conduita al prestatorului completat si semnat (formular atasat);

–  Certificat Constatator emis de Registrul Comertului in conformitate cu Legea 26/1990, dar nu mai vechi de 60 zile de la data solicitarii.

• MODALITATEA DE PREZENTARE A OFERTEI

– Oferta (financiară, tehnică) va fi expediată în format scanat pe e-mail la adresa

 silviu-nicolae_georgescu@wvi.org

• SPECIFICAȚII TEHNICE MINIMALE

Perioada estimata: 26-28 Iunie  2024

Numar de persoane: 66

         Transport cu plecare din urmatoarele locatii pana la locul evenimentului si inapoi (tur-retur):

         Cazare

–         2 nopti, 3 zile; angajatii vor fi cazati in camere duble (minim 90% + restul in camere single).

         Locatie

Dorim sa fie la o distanta aproximativ egala pentrua ceasta deplasare din locatiile de plecare.

De aceea ne dorim pe cat posibil sa incercam sa avem acest training in zona judetelor Valcea, Sibiu, Brasov.

         Sala de conferinte

1  sala cu capacitate 64 persoane , 2 zile cu videoproiector si conexiune la internet, sistem de sonorizare, microfoane mobile; (poate/pot fi intr-o locatie apropiata, maxim 500 m de locatia de cazare)

         Masa

–         Intrare cu pranz in ziua 1 + cina festiva; ziua 2: mic dejun, pranz si cina; iesire cu mic dejun si pranz.

–         Apa plata si ceai la dispozitie in cele trei zile; 2 coffe break-uri zilnic

–         Avand in vedere ca exista posibilitatea aniversarii zilei de nastere a unor colegi, va rugam sa prezentati separat si pretul unitar pentru un tort (se vor comanda in prima zi de eveniment in functie de necesitati).

         Posibilitati de divertisment

– DJ pentru ambele seri, cu posibilitatea ramanerii in sala pana la minim 02:00 a.m. in fiecare dintre cele doua seri;

– intr-una din zile, dorim sa vizitam un obiectiv turistic din apropiere, va rog sa indicati in oferta obiectivul/obiectivele propuse;

– foc de tabara in prima seara;

– orice alte posibilitati de divertisment in plus fata de cele solicitate mai sus, incluse in tariful ofertat, pot constitui avantaje pentru ofertant.

Precizari generale:

• Unitatea turistica propusă trebuie să prezinte o unitate de alimentație publică proprie de tip restaurant, unde va fi servita masa (mic dejun, pranz si cina).
• Se accepta si cazarea in doua unitati turistice cu conditia ca acestea sa fie ma maxim 500 metri distanta una de cealalta;
• Ofertantii vor prezenta obligatoriu fotografii cu unitatile turistice propuse.
• In functie de necesitati, ofertantul va trebui sa poata pune la dispozitia achizitorului si produse vegetariene și de post, produse care să asigure hrana corespunzătoare a participanților cu aceste cerințe alimentare speciale.

• Numărul participanților pentru care este necesară prestarea serviciilor și ora/orele de prestare a serviciilor, vor fi anunțate de achizitor cu cel târziu trei zile lucrătoare înaintea datei evenimentului.
• Cazarea participanţilor se va realiza în camere duble persoane de acelaşi gen. În situaţii excepţionale cum ar fi număr impar de femei şi bărbaţi sau situaţii particulare (ex. probleme de sănătate etc.) care nu permit cazarea în camere double se poate recurge la cazarea participanţilor în camere single.
• Achizitorul îşi rezervă dreptul de a amâna sau anula în orice moment organizarea evenimentului dacă condiţiile asigurate de operatorul economic câştigător al contractului nu întrunesc cerinţele impuse prin prezenta documentaţie.  În această situaţie, eventualele cheltuieli efectuate de operatorul economic nu vor fi decontate.
• Achizitorul are dreptul de a rezilia contractul de prestări servicii încheiat cu un operator economic în situația în care serviciile organizatorice nu sunt prestate la un nivel corespunzător conform prezentei documentaţii, sau în cazul apariţiei unor situații care nu pot fi soluționate de reprezentantul Prestatorului, iar acestea împiedică buna desfășurare a evenimentului și/sau reprezentanții prestatorului nu dau dovadă de conduită corespunzătoare față de participanți.
• Pentru toate serviciile va fi achitată contravaloarea serviciilor efectiv prestate, aferente participanţilor în baza listei de prezență semnată în original şi în baza prezentării documentelor justificative, nu pe baza estimărilor iniţiale făcute de achizitor.
• Prestatorul va asigura resursele umane/ personal tehnic suficient pentru buna desfășurare a evenimentelor. Acestea vor fi implicate în organizarea evenimentelor, sprijinind echipa de proiect. Vor relaționa cu participanții, se vor ocupa de direcționarea acestora, precum și de orice altă problemă ar apărea legată de organizare (cazare, masă, desfășurare eveniment etc.)

5. PLATA

Plata se va face prin OP, in lei, pe baza facturii si a procesului verbal de receptie a serviciilor. Factura va fi emisa dupa eveniment. Termenul de plata este de maxim 30 de zile de la receptionarea si facturarea serviciilor. Pretul contractului nu poate fi ajustat.

6. FORMULARE

Anexa 1

…………………………………………….

(denumirea/numele ofertantului)

 FORMULAR DE OFERTĂ

Către ………………………………………………………………………………………….

(denumirea autorităţii contractante şi adresa completă)

I. Examinând documentaţia de atribuire, subsemnaţii, reprezentanţi ai ofertantului …………………………………………………………………………. (denumirea/numele ofertantului) ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în documentaţia mai sus menţionată, să furnizăm

Servicii pentru evenimente /per participant  –   _______ LEI fără TVA la care se adaugă TVA în valoare de _______ LEI . (sumele vor fi exprimate în litere şi în cifre). Valoarea totala maxima a pachetului de servicii pentru evenimente este de _______ LEI fără TVA la care se adaugă TVA în valoare de _______ LEI .

Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să furnizam serviciile, respectând toate condiţiile menţionate în propunerea tehnică.

II. Ne angajăm să menţinem această ofertă valabilă pentru o durată de …………………… zile de la data deschiderii ofertei (durata în litere şi cifre), respectiv până la data de …………………………. (ziua/luna/anul) şi ea va rămâne obligatorie pentru noi, şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate.

III. Până la încheierea şi semnarea contractului de prestări servicii aceasta ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este acceptată ca fiind câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi.

Data _____/_____/_____

…………………………………………………………………….,

(nume, prenume şi semnătură),

în calitate de …………………………………….. legal autorizat să semnez oferta pentru şi în numele ……………………………………………… (denumirea/numele operatorului economic)

Anexa 2