Organizarea unei tabere – școala de vară (Prahova- Brașov)

Brief: Organizarea unei tabere – școli de vară pentru a spori cooperarea și incluziunea copiilor ucraineni și români

Locație: România, judetele Prahova- Brasov (Moeciu-Bran)  

Organizator: World Vision Romania

Department: OPS – Project DEC 2B

Scurtă descriere:

World Vision România este o organizație care desfășoară programe de intervenție umanitară de urgență, dezvoltare și advocacy, punând în centrul activității sale bunăstarea copilului. Organizația se concentrează asupra muncii cu copiii, familiile și comunitățile, în scopul depășirii sărăciei și nedreptății. Fundația lucrează cu persoanele cele mai vulnerabile din lume, indiferent de religie, rasă, etnie sau gen.

Activitatea C.2.4: Organizarea unei tabere pentru a spori cooperarea și incluziunea copiilor ucraineni și români. O tabără care vizează 38 de adolescenți cu vârste cuprinse între 12 și 18 ani (50% copii români și 50% copii ucraineni) va fi facilitată de ofițerii CP și consilierii tehnici din București. Tabăra va dura 3 zile în iulie 2025, iar activitățile vor include, dar fără a se limita la, povestiri, servicii comunitare, teatru, artă și meșteșuguri, activități de team building. Scopul acestei tabere este de a oferi copiilor oportunități de a-și dezvolta în continuare abilitățile, competențele și cunoștințele, de a discuta despre ceea ce au învățat în sesiunile de mentorat și de a interacționa unii cu alții prin activități participative active.

Obiectul cererii de oferta: Servicii specifice tabere de vară: cazare, masă, activități recreative de interior și exterior și transport.

Perioada de desfasurare: 8- 11 iulie 2025

Durata: 3 nopti, 4 zile

Număr copii și tineri: 19 copii ucraineni + 19 copii din România + 8 insotitori = 46 de persoane

Categorie de vârstă elevi: 12 – 18 ani

La acestia se adaugă facilitatorii: minim 1 facilitator la 10 copii.

Pentru cei 4 facilitatori furnizorul va asigura gratuit serviciile (transport, cazare, masa, divertisment).

Total: 50 de persoane(46 platibili si 4 fara cost)

 Locație: România, judetele Prahova- Brasov(Moeciu-Bran)

Detalii servicii necesare: În vederea organizării taberei de vara suntem interesati de oferte pentru serviciile listate mai jos:

1. Cazare

Cazare – 3 nopti in camere duble/triple sau single (cu cazarea impreuna a persoanelor de acelasi sex)

Exista posibilitatea de a fi propuse doua structuri de cazare, in cazul in care cladirile se afla in aceeasi incinta (curte comuna)

Sala de conferințe:

• O sală pentru 50 de persoane(cu posibilitate separare in 2). Dotari minime pentru sala: scaune, flipchart, coli pentru flipchart, acces la internet, videoproiector. Sala de conferinte va fi pusa la dispozitia grupului in fiecare zi de la 8:00 la 19:00.

Spațiu outdoor – spațiu verde, terasă sau curte adecvată pentru desfășurarea de activități educative și sportive.

• cazarea în camere, în condiții optime și egale din punct de vedere al confortului pentru toți copiii, în care camerele sunt curate, bine intretinute, asigura curatenie zilnica, sigure si care respecta standardele politicii de protectie a copilului. Exista posibilitatea de a fi propuse doua structuri de cazare, in cazul in care cladirile se afla in aceeasi incinta (curte comuna).
• Nu sunt acceptate paturile suprapuse din motive de securitate și confort ale copiilor (pentru evitarea accidentelor care pot interveni în camerele de cazare).
• Cazarea în unitate se va efectua în camere cu minimum 2 paturi și maximum 4 paturi, fiecare cameră
• Camerele trebuie să aibă și încălzire (în cazul în care va fi nevoie)
• Intr-o cameră se vor caza numai copii de acelasi sex
• Camerele vor beneficia de lumină naturală și posibilități de aerisire
• Grupurile sanitare vor fi dotate cu wc-uri, chiuvete și dușuri/cadă cu apă curentă rece și caldă; grupurile sanitare trebuie să fie proprii pentru fiecare cameră și dotate cu produse de igienă: hârtie igienică, șampon, săpun, prosop / nr de persoane cazate;
• Camerele trebuie să fie dotate și cu spații de depozitare (dulap, noptieră, etc.);
• Trebuie să respecte recomandările impuse de autorități în vederea respectării măsurilor igienico-sanitare;
• Avantaj – asigurarea asistenței medicale la care copiii vor avea acces gratuit, la cerere sau în caz de urgență pe toată durata taberei;
• Asigurarea apei reci și a apei calde pe toată perioada desfășurării taberei, fără posibilitatea restricționării sau a întreruperii acesteia din diferite motive subiective
• Reprezentantul WVR va avea acces în unitatea de cazare pentru verificarea respectării condițiilor igienico-sanitare și a facilităților oferite de unitatea de cazare, în concordanță cu criteriile stabilite pentru selecție, în cazul în care se dorește a se efectua o verificare inaintea semnarii contractului;
• Asigurarea spațiului necesare pentru debarcarea și îmbarcarea corespunzătoare a participanților de tabară;
• Ofertantul va asigura existența și funcționalitatea instalației de încălzire/răcire ce va deveni operațională în cazul în care temperatura exterioară pe timpul nopții va scădea sub 12 grade Celsius sau va trece pragul de caniculă de 35 grade Celsius, în vederea asigurării în camere a confortului termic optim (minim + 22 grade Celsius în mod constant);
• Locatia de cazare va oferi acces la piscina interioara si/sau exterioara (constuie un avantaj, nu este obligatoriu)
• Clasificarea unității de cazare trebuie să fie de minim 2 stele.

• Masa

Asigurarea pensiunii complete:  4 pranzuri, 3 cine, (cinele din zilele cu excursii pot fi servite și în zonele vizitate sau la locație la întoarcere), 3 mic-dejunuri /persoana (intrare cu pranz/iesire cu pranz).

Exemplu de meniu – Pranzul/cina vor fi compuse din:

Felul 1: supa/ ciorba, 300 g/ persoana

Felul 2: carne (200 g), garnitura (100 g), salata (100 g).

Desert: prajitura/ placinta 150 g.

Apa minerala/ plata 0.5 l.

Paine 200 g.

Coffee break – 4 pauze de tip coffee-break pentru 50 de persoane, acordate in zilele de 8 iulie– dupa – masa, 9 iulie – dimineata, 10 iulie – dimineata, 11 iulie dimineata constand in: apa minerala/ plata 0.5 l, cafea, ceai, fructe (banane si mere), produse patiserie dulci și sărate.

• Asigurarea pensiunii complete – 3 mese/zi (mic dejun, pranz si cina, în condiții cantitative, calitative și de diversitate optime privind meniul participanților în tabară, fără a se repeta pe întreaga perioadă a seriei respective; va include numai alimente proaspete/în termen de valabilitate);
• Spații adecvate pentru servirea meselor pentru întreagă serie de tineri. Prepararea meniurilor și servirea meselor se va realiza în spații special amenajate, autorizate sanitar-veterinar;
• Se va intra cu pranzul si va iesi cu pranzul;
• Planul meniurilor zilnice vă fi prezentat, sub formă de propunere, de ofertant odată cu propunerea ofertei tehnice și financiare. Se vor depune 2 variante de meniu pentru fiecare zi, urmând ca Achizitorul să opteze pentru una dintre ele. La întocmirea meniurilor, trebuie să se țină seamă de prevederile legale în vigoare și de principiile care stau la baza unei alimentații sănătoase.
• Oferta va conține meniul propus si gramajul per fiecare tip de mancare prezentata; Se vor prezenta variantele de meniu în concordanță cu prevederile OMS 1563/2008 privind necesarul zilnic de alimente recomandat școlarilor și preșcolarilor;
• Se va pune la dispozitie apa in mod constant elevilor si insotitorilor;
• Se va asigura si meniu vegetarian pentru anumiti elevi;
• Se vor respecta intocmai acele situatii in care se vor transmite elevi cu alergii la diferite tipuri de alimente – se vor asigura la cerere produse de post/lacto-vegetariene, în funcție de cerințele de specificul participanților (alergii, intoleranțe, opțiuni alimentare, etc.)
• În cazuri speciale, pregătirea meniului pentru copiii carora le-a fost stabilit un regim alimentar de catre medicul specialist se va face conform recomandarilor acestuia;
• Masa se va servi in aceeasi cladire cu unitatea de cazare;
• Fiecare masă va include pâine și apă plată (0,5 litri/participant) pentru toți participanții
• Unitatea de servire a mesei va fi autorizată și avizată conform legislației în vigoare privind alimentația publică, iar ofertantul va prezenta în cadrul ofertei documente care să ateste acest lucru.
• Atat furnizorul de servicii cat si angajatii acestuia vor participa la o sesiune de prezentare a politicilor de protectie a copilului, specifice WVR si vor semna o declaratie de luare la cunostinta a acestora.

Documente insotitoare ale ofertei (dupa caz):

1. Certificate de conformitate cu normele de igiena si sanatate publica, conform legislatiei in vigoare – copie conform cu originalul
2. Autorizatia sanitar-veterinara, eliberata conform legislatiei in vigoare de către Direcția Sanitar Veterinară pentru Siguranța Alimentelor – copie conform cu originalul
3.  Autorizație de Securitate la incendiu și planul de prevenire și evacuare în caz de incendiu – copie conform cu originalul;
4. Licenta de turism emisă de Ministerul Turismului in baza HG 238/2001
5. Certificatul de clasificare pentru structurile de primire turistice emis in baza HG nr. 1267/ 2010 pentru unitatea turistica propusa pentru indeplinirea contractului

• Posibilitati de divertisment solicitate: 

• O excursie/vizite pentru ziua de 9 iulie sau 10 iulie dupa-masa, cu posibilitatea de a avea cina inclusa in zonele vizitate +  transport pentru tot grupul (46 de persoane), minim 1 intrare/participant asigurate de catre ofertant daca este cazul la obiectivele vizitate.

Rugam propunere de excursi( zone naturale pentru deplasarai scurte de la locatia de cazare ) siactivitati de divertisment pentru cele 3 seri (8, 9, 10 iulie): exemplu: foc de tabara, discotecă, board games, etc

• La data semnării contractului, ofertantul va prezenta Certificatele de integritate comportamentală conform art. 16 alin (3) din Legea nr. 118/2019 privind Registrul național automatizat cu privire la persoanele care au comis infracțiuni sexuale, de exploatare a unor persoane sau asupra minorilor, pentru persoanele care vor participa în tabără cu copiii.

• Atat furnizorul de servicii, cat si angajatii acestuia vor participa la o sesiune de prezentare a politicilor de protectie a copilului, specifice WVR si vor semna o declaratie de luare la cunostinta a acestora;
• In faza de contractare continutul activitatilor va trebuie validat cu WVR.

• Transport

• Serviciile de transport rutier care trebuie să fie furnizate direct sau prin subcontractare, de către un operator economic acreditat pentru acest tip de activitate – pentru tabără cu punctul de plecare și de retur:

• Craiova  – Locatie + retur pentru estimativ 6 persoane.
• Iasi – Vaslui – locatie + retur pentru aprox 8 persoane
• Constanta – Bucuresti – Ialomita –  locatie si retur pentru aproximativ 27 persoane total
• Cluj – locatie si retur pentru aproximativ 5 pers.

• este necesara asigurarea unei oferte clare de rezerva in cazul in care un autovehicul se va defecta pe drum; În cazul apariției unor defecțiuni tehnice (sau alte defecțiuni), prestatorul are obligația de a ne asigura un alt mijloc de transport (autocar) pentru înlocuirea celui care efectuează cursa;
• prestatorul va pune la dispoziția achizitorului mijloace de transport dotate corespunzător și cu toate avizele și autorizațiile necesare conform legislației în vigoare cu privire la transportul de persoane;
• licența comunitară de transport rutier emisă de A.R.R. în condițiile O.G. 27/2011 cu modificările și completările ulterioare sau subcontractul propus prestarea activității de transport;
• mijloacele de transport vor fi dotate cu centuri de siguranță, echipamente de aer condiționat, într-o stare generală bună, cu spațiu suficient pentru depozitare bagaje, vor fi curate și vor avea locuri pe scaune pentru absolut toți copiii și însoțitorii acestora care vor trebui transportați;
• prestatorul să ne pună la dispoziție conducători auto instruiți, avizați și cu experiență (Atestat profesional pentru conducătorii auto care efectuează transport public de persoane în termen de valabilitate)
• temperatura interioara trebuie sa fie minim 22 de grade si maxim 27. Daca se depasesc aceste valori, va trebui pornit aerul conditionat sau caldura, dupa caz.
• mijloacele de transport trebuie să respecte normele legale privind transportul de persoane și siguranta acestora in trafic;
• inainte de fiecare transport se va comunica traseul exact de deplasare si opririle efectuate;
• la imbarcare/debarcare, reprezentanții achizitorului vor avea acces în mijlocul de transport pentru verificarea respectării condițiilor igienico-sanitare și a facilităților oferite, în concordanță cu criteriile stabilite pentru selecție
• soferii trebuie sa aiba in vedere faptul ca trebuie sa presteze popasuri de 5-10 minute cel putin o data la 2 ore, în benzinării sau diverse alte locatii la alegerea lor, sau ori de cate ori le este solicitat de către însoțitorii de grup
• se va comunica orele de preluare din fiecare locatie cu 24h inainte de plecare ;
• soferii vor fi informati cu privire la necesitatea unei bune colaborari cu staff-ul WVR;
• costurile de parcare/ amenzi/ taxe de drum nu intră în competența WVR.

AGENDA ORIENTATIVA ȘCOALĂ DE VARĂ

“Ascultă-Mă! – Copiii și dreptul de a participa la deciziile importante”

✅ Scopul școlii de vară- să sprijine copiii să înțeleagă și să își exercite dreptul la participare în luarea deciziilor care îi privesc, într-un mediu sigur, incluziv și multicultural, promovând cooperarea, exprimarea liberă și implicarea activă în comunitate.

🎯 Obiectivele școlii de vară

1. Creșterea nivelului de conștientizare al copiilor cu privire la drepturile lor, în special dreptul de a fi ascultați (Articolul 12 din Convenția ONU privind Drepturile Copilului).
2. Dezvoltarea abilităților de exprimare, argumentare și ascultare activă prin metode interactive, jocuri de rol, discuții și activități în grup.
3. Încurajarea colaborării interculturale între copiii români și copiii ucraineni, prin activități care pun accent pe empatie, învățare reciprocă și diversitate.
4. Stimularea participării active în probleme care îi afectează, prin identificarea unor teme de interes comun și propunerea de soluții.
5. Promovarea încrederii în sine și a sentimentului că vocea lor contează, prin implicarea în prezentări publice, creații vizuale sau campanii simbolice.
6. Crearea unui spațiu sigur și incluziv în care fiecare copil se simte respectat, valorizat și ascultat, indiferent de origine, limbă sau experiență.

Agenda propusa (se poate modifica de comun acord)

Temă: Participarea copiilor în luarea deciziilor care îi privesc
Grup-țintă: 38 copii 12–18 ani, din (19) România și (19) refugiati din Ucraina
Format: Participare fizică | Activități bilingve (română–ucraineană)

 Ziua 1: Marti 8 iulie – Călătorim spre locație- Explorăm_______________________

 Ziua 2: Miercuri 9 iulie- Învățăm despre drepturile noastre

Ziua 3: Joi 10 iulie -Cum luăm decizii împreună? Proiectul nostru pentru comunitate!

 Ziua 4:  Vineri 11 Iulie – Vocea noastră contează!

Nota – Pentru unele dintre activitati vom fi impreuna cu toti copii/ restul timpului va fi lucru pe grupuri separate- grup CCC cu agenda lor/ si grup copii refugiati pe aceasta agenda.

Georgescu Nicolae

Field Officer-Response Team, World Vision Romania

0724839548